Full Circle Agency (FCA) sucht einen hochorganisierten Büroleiter, der die administrativen und operativen Funktionen unseres Büros koordiniert und überwacht. Der ideale Kandidat sorgt für einen reibungslosen Ablauf unseres Büros, pflegt gut organisierte Gemeinschaftsbereiche und bietet professionelle Unterstützung für die Direktoren.
Die wichtigsten Aufgaben des Office Managers umfassen:
Koordination der Bürooperationen: Überwachung der administrativen und operativen Funktionen, um einen effizienten Bürobetrieb sicherzustellen. Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zur Unterstützung bei IT-Fragen. Planung und Terminierung von Terminen, Entwicklung von Standardbetriebsverfahren und Eskalation von operativen Bedürfnissen. Koordination und Leitung von Büroservices, einschließlich Wartungsverträgen und Reinigung.
Empfang und Facility Management: Instandhaltung der Gemeinschaftsbereiche, Begrüßung von Besuchern und Erfüllung von Empfangsaufgaben. Professioneller Empfang und umgehende Unterstützung von Besuchern und externen Stakeholdern. Verwaltung von Bürogeräten und Einrichtungen, Überwachung der Wartung und Sicherstellung eines ausreichenden Büromaterialbestands. Abwicklung von Versicherungsansprüchen, Kommunikation mit dem Vermieter und Leitung des Gesundheits- und Sicherheitsausschusses.
Einkaufs- und Materialverwaltung: Lieferantenakquise, Verhandlung von Vertragsbedingungen und Verwaltung des Einkaufs und der Lagerbestände von Vorräten. Implementierung von kostensparenden Maßnahmen und Sicherstellung pünktlicher Lieferungen von Vorräten.
Veranstaltungen für Mitarbeiter: Organisation von sozialen Veranstaltungen für Mitarbeiter und der jährlichen Abschlussveranstaltung. Bearbeitung von Problemen des Mitarbeiterwohlergehens in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Personalverantwortlichen.
Stakeholder-Engagement und administrative Unterstützung: Einführung neuer Mitarbeiter und Implementierung bewährter Praktiken. Bearbeitung von Routineanfragen, Sortierung und Verteilung eingehender Korrespondenz sowie Organisation von Kurierdiensten.
Dokumentenerstellung und -verwaltung: Erstellung von Rechnungen, Berichten, Memos, Briefen, einfachen Finanzberichten und anderen Dokumenten mit Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- oder Präsentationssoftware. Archivierung und Wiederbeschaffung von Unternehmensdokumenten, -aufzeichnungen und -berichten. Lesen und Analysieren eingehender Memos, Einreichungen und Berichte, Festlegung ihrer Bedeutung und Planung ihrer Verteilung. Unterstützung der Direktoren bei administrativen Aufgaben, Teilnahme an Besprechungen, Protokollierung von Sitzungen und Erstellung von Tagesordnungen. Zusammenstellung, Abschrift und Verteilung von Sitzungsprotokollen.
Unterstützung von Führungskräften: Verwaltung und Aufrechterhaltung des Zeitplans der Führungskräfte und Organisation von Reisen bei Bedarf. Auslegung und Überwachung administrativer Richtlinien und Verfahren für das Büro. Überwachung und Schulung von Reinigungspersonal sowie Organisation von Schulungen für Mitarbeiter. Überprüfung und Verbesserung von Betriebsverfahren und -praktiken.
Gebäudewartung: Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Wartung von Beleuchtung, Geräten und Büroausstattung. Organisation von Reparaturen und Sicherstellung einer gepflegten Büroumgebung. Wartung von Lagerhaus, Wohnung und Fahrzeugen.
Arbeitsschutz und Sicherheit: Einhaltung aller Arbeitsschutzbestimmungen.
Sicherheit: Sicherstellen, dass alle externen Türen nachts gesichert sind und Sicherheitssysteme ordnungsgemäß gewartet und eingehalten werden.
Handhabung von Lieferungen und Kurierdiensten: Organisation und Überwachung von Kurierdiensten für Bürobedarf.
Anforderungen: Bewerber sollten südafrikanische Staatsbürger, dauerhafte Einwohner mit einer barcodierten ID, gültige Arbeitsvisas oder Aufenthaltsgenehmigungen und einen gültigen Führerschein der Republik Südafrika besitzen.
Qualifikationen und Erfahrung: Matric und Diplom in Betriebswirtschaftslehre, Betriebsmanagement oder einem verwandten Bereich. Mindestens 3-4 Jahre relevante Erfahrung in einer ähnlichen Position. Eigenes Transportmittel und Führerschein.
Fähigkeiten: Aufmerksamkeit für Details und Engagement für hohe Qualitätsstandards. Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Englisch und gute schriftliche Fähigkeiten. Nachgewiesene Kenntnisse und Fähigkeiten in Microsoft 365-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Planner, PowerPoint) und der Verwendung von Videotelefonieplattformen (MS Teams). Außergewöhnliche organisatorische und Zeitmanagement-Fähigkeiten. Starkes Problemlösungsvermögen. Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Arbeitsbelastung zu bewältigen und mit lang- und kurzfristigen Anforderungen umzugehen. Starke Verhandlungsfähigkeiten. Kenntnisse in Projektmanagement-Software und -Tools. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Aufgaben zu bewältigen, dabei Ruhe zu bewahren. Ein guter Teamplayer, der eigenständig arbeiten kann und Projekte erfolgreich abschließt.
Häufig gestellte Fragen (FAQ):
1. Was sind die Hauptaufgaben eines Büroleiters?
Der Büroleiter ist für die Koordination und Überwachung der administrativen und operativen Funktionen des Büros verantwortlich. Dazu gehören die Planung und Terminierung von Terminen, die Entwicklung von Standardbetriebsverfahren, die Koordination von Büroservices und die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung.
2. Welche Aufgaben fallen unter das Facility Management?
Zum Facility Management gehören die Instandhaltung der Gemeinschaftsbereiche, die Begrüßung von Besuchern, die Verwaltung von Bürogeräten und Einrichtungen sowie die Abwicklung von Versicherungsansprüchen und die Kommunikation mit dem Vermieter.
3. Was beinhaltet die Einkaufs- und Materialverwaltung?
Die Einkaufs- und Materialverwaltung umfasst die Akquise von Lieferanten, die Verhandlung von Vertragsbedingungen und die Verwaltung des Einkaufs und der Lagerbestände von Vorräten.
4. Was sind die Aufgaben im Zusammenhang mit Veranstaltungen für Mitarbeiter?
Der Büroleiter ist verantwortlich für die Organisation von sozialen Veranstaltungen für Mitarbeiter und der jährlichen Abschlussveranstaltung. Des Weiteren bearbeitet er Probleme des Mitarbeiterwohlergehens in Zusammenarbeit mit dem Personalverantwortlichen.
5. Welche Aufgaben gehören zur administrativen Unterstützung?
Die administrative Unterstützung umfasst die Einführung neuer Mitarbeiter, die Bearbeitung von Routineanfragen, die Sortierung und Verteilung eingehender Korrespondenz sowie die Organisation von Kurierdiensten.
6. Was umfasst die Dokumentenerstellung und -verwaltung?
Die Dokumentenerstellung und -verwaltung beinhaltet die Erstellung von Rechnungen, Berichten, Memos, Briefen und anderen Dokumenten sowie die Archivierung und Wiederbeschaffung von Unternehmensdokumenten. Außerdem liest und analysiert der Büroleiter eingehende Memos, Einreichungen und Berichte und erstellt Sitzungsprotokolle.
7. Welche Verantwortlichkeiten hat der Büroleiter im Bereich Gebäudewartung?
Der Büroleiter ist für die Gewährleistung der Funktionsfähigkeit und Wartung von Beleuchtung, Geräten und Büroausstattung zuständig. Auch die Organisation von Reparaturen und die Sicherstellung einer gepflegten Büroumgebung fallen in seinen Verantwortungsbereich.
8. Was sind die Anforderungen für diese Position?
Bewerber sollten südafrikanische Staatsbürger, dauerhafte Einwohner mit einer barcodierten ID, gültige Arbeitsvisas oder Aufenthaltsgenehmigungen sowie einen gültigen Führerschein der Republik Südafrika besitzen.
9. Welche Qualifikationen und Erfahrungen werden erwartet?
Der Büroleiter sollte ein Matric und ein Diplom in Betriebswirtschaftslehre, Betriebsmanagement oder einem verwandten Bereich haben. Außerdem sind mindestens 3-4 Jahre relevante Erfahrung in einer ähnlichen Position erforderlich. Ein eigenes Transportmittel und Führerschein werden ebenfalls vorausgesetzt.
10. Welche Fähigkeiten sollte der Büroleiter besitzen?
Der Büroleiter sollte Aufmerksamkeit für Details und Engagement für hohe Qualitätsstandards haben. Er sollte außerdem ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Englisch und gute schriftliche Fähigkeiten besitzen. Kenntnisse und Fähigkeiten in Microsoft 365-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Planner, PowerPoint) und Videotelefonieplattformen (MS Teams) sind erforderlich. Weitere Fähigkeiten umfassen organisatorisches Geschick, Problemlösungsfähigkeiten, Verhandlungsfähigkeiten, Kenntnisse in Projektmanagement-Software und -Tools sowie die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und gleichzeitig mehrere Aufgaben zu bewältigen.
Weitere Informationen finden Sie unter: www.fullcircleagency.co.za